最近有位粉丝私信我，说公司要处理300家企业的资格评审资料，领导要求把所有Excel表格汇总成一个PDF文档。他手动复制粘贴到Word，光是调整格式就熬了两个通宵，最后还因为文件名错乱被批评……其实，这种重复工作完全可以用一个免费插件搞定！今天我就手把手教你如何用公文处理助手，10分钟完成300份资料的整理、汇总、转PDF，连目录都能自动生成！

第一步：Excel数据秒变300份Word文档

1. 准备模板：新建一个Word文档，设计好企业资料模板（比如公司名称、地址、资质信息等位置）。
2. 标记定位：在模板中需要插入Excel数据的位置，插入特定特殊符号做为标记符（插件会自动识别这些标记）。
3. 在Excel中选中全部数据（不需要含表头），按Ctrl+C复制。
4. 回到Word模板，点击插件中的【标记粘贴】功能，点击【剪贴板】，插件会自动识别复制的数据，将上面用到的标记符粘贴到查找关键字文本框中，再点击【关键字】，插件会自动识别当前文档中的所有标记符，再勾选【多文档】，指定好文件名列和命名方式，点击【自动粘贴】，只需要1 分钟多点，就能生成300份文档，文件名会自动你指定的Excel列数据命名！

痛点解决：传统复制粘贴容易错位，而【标记粘贴】能精准匹配字段，连文件名都不用手动改！

第二步：文件名自动整理排序

1. 生成文件列表：在Word中点击插件【标记粘贴菜单】下的【插入文件名列表】功能，先输入第一步生成的300个文档所在的目录，再输入文档的后缀名（注意这里不需要输入“.”只需要输入“doc”或“docx”即可），【包含子目录】和【同时获取文件信息】选择否，就能瞬间插入所有选择的文档名。
2. 快速排序：将插入的文件名段落复制到Excel中做好排序，再以文本形式粘贴回Word中，如果文件少，也可以手动处理，注意这里文件名段落的排序决定了汇总文档中的文档顺序。

第三步：一键合并所有文档

选择排序后的文件名列表，继续点击【标记粘贴菜单】下的「按段落值插入文档」，在【分隔方式】中选择“3、分节符-下一页”，再在【页面设置类型】中选择“5、不进行调整”，【引用方式插入文档】和【插入指定书签范围内容】都选择否。只要5分钟，就能把第一步生成的300个文档按顺序合并到一个Word中，自动分页且格式统一！

避坑提示：如果个别文档页眉页脚不统一，可以用插件的「删除所有节页眉页脚」功能批量清理，再重新添加。

第四步：自动生成目录

1. 设置大纲级别：先全选第三步生成的汇总文档，点击插件的【层级菜单】，再点击【正文】，清除所有段落的大纲级别设置，然后选中所有企业名称标题（假设该部分设置了特定的格式），然后在插件的【层级菜单】中点击最下方的【1级】，完成文档层级设置。
2. 插入目录：在文档开头点击插件的【目录菜单】，再点击「插入段落大纲子标题目录」，几秒钟就能自动生成目录，支持随时更新！

效率技巧：用【选择格式相似文本】功能批量选中所有标题，避免手动勾选300次！

第五步：一键导出PDF

点击在文件中选择【导出】－【创建PDF/XPS文档】，或者直接在插件自动、批处理栏点击「转PDF」，将汇总文档转成PDF就搞定！还支持批量添加水印，领导看了直呼专业！

为什么推荐这个插件？

公文处理助手是我用过最“接地气”的Office插件，除了上述功能，还有几个直击痛点的神器：

• 「隐藏敏感信息」：一键打码身份证、手机号，防止隐私泄露。
• 「批量替换」：支持通配符和正则表达式，复杂替换也能1秒完成。
• 「AI排版」：混乱文档秒变标准公文，格式强迫症患者福音！

最后的话
以前总觉得办公软件只能“将就用”，直到发现这些隐藏技巧——原来Excel、Word可以这么智能！如果你经常被重复操作折磨，不妨试试这个插件。关注我，后续分享更多让打工人“准点下班”的黑科技！

文中插件可在其官网免费下载，支持Word和WPS！